ПОЛОЖЕНИЕ
Об организации личного приема граждан, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Балаковского муниципального района.

1. Общие положения.

1.1. Настоящее положение разработано на основании Федерального Закона № 59 от 02.05.2006г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановления Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 года № 88 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области».

1.2. Положение устанавливает общий порядок организации личного приема граждан, рассмотрения и ведения делопроизводства по устным и письменным обращениям граждан в администрации Балаковского муниципального района.

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации Балаковского муниципального района ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел по работе с обращениями граждан (далее отдел), а в структурных подразделениях специально назначенными специалистами для этого приказом руководителя.

1.4. Отдел по работе с обращениями граждан является структурным подразделением аппарата администрации Балаковского муниципального района, работники которого выполняют работу, связанную с приемом, учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы администрации, его заместителей, (далее руководителей администрации), анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об их содержании руководство администрации, выявляют причины появления жалоб и предлагает меры по их устранению.

1.5. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства.

ОБРАЩЕНИЕ ГРАЖДАНИНА (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления;

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества;

ЗАЯВЛЕНИЕ - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

ЖАЛОБА - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов других лиц.

ХОДАТАЙСТВО - письменное обращение с просьбой о признании за лицами определенного статуса, прав или свобод. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Положением об отделе и настоящим Положением.
 

2. Прием поступающей корреспонденции.


2.1. Все поступающие в администрацию Балаковского муниципального района письменные обращения граждан принимаются и учитываются в отделе по работе с обращениями граждан. При приеме обращений проверяется правильность указанного адреса корреспонденции. Письменные обращения граждан:

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них обращения, документов, разорванные конверты подклеиваются, к тексту письма подкладывается конверт и вложенные в него сопроводительные документы;

- поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, фотографии, справки и другие приложения к письму) подкладываются впереди текста письма, подкладывается бланк с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту;

- составляются акты на письма:

- с вложенными в них денежными знаками, документами и ценными бумагами;

- в которых не обнаружено письменного вложения;

- в которых отсутствуют упоминаемые автором документы;

- акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается и отправляется в архив.

2.2. Конверты с надписью «лично» не вскрываются, а регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично.

2.3. Ошибочно доставленные письма пересылаются по назначению с обязательным сообщением заявителю.

2.4. Полученные письменные обращения граждан сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются обращения граждан, в которых отсутствуют данные о заявителе (ФИО, адрес места жительства).
 

3. Регистрация обращений граждан.

3.1. Поступившие в отдел по работе с обращениями граждан, письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления на специальных учетных карточках. Регистрация обращений граждан производится в автоматизированном режиме на компьютере по специальной программе (учетная форма карточки прилагается). В структурных подразделениях администрации, где поступает незначительное количество обращений граждан, учет обращений граждан, в порядке исключения, может вестись в журналах по форме, предусмотренной учетной карточкой.

3.2. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации на соответствующих карточках.

3.3. Регистрации подлежат все обращения, в которых указаны фамилия, имя, отчество и домашний адрес заявителя.

3.4. Регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера проставляется в правом нижнем углу первого листа письменного обращения гражданина. Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения через дробь индекса дела по номенклатуре.

3.5. Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на учетных карточках делается отметка «ПОВТОРНО» и подбирается вся предшествующая переписка. Повторным следует считать обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ответом.

3.6. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию или руководителю структурного подразделения учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением перед индексом дела по номенклатуре, начиная со второго номера обращения, порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-243/2-01.3-20).

3.7. В целях обеспечения систематизации и облегчения поиска ведется алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

3.8. Картотека формируется в хронологическом порядке.
 


4. Порядок рассмотрения обращений граждан.


4.1. После регистрации обращения передаются руководителям администрации Балаковского муниципального района в соответствии с курируемыми ими вопросами. Указания по исполнению обращений даются Главой администрации Балаковского муниципального района и его заместителями в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, между адресом и текстом. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись и дата. Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается указанный первым, ему же и передается оригинал обращения, остальным исполнителям направляются копии.

4.2. Запрещается направлять обращения для их рассмотрения тем должностным лицам, чьи действия обжалуются в обращении.

4.3. Обращения граждан, поступившие в «Отдел» с поручением (резолюцией) главы администрации, его заместителя передаются под роспись исполнителям для принятия мер.

4.4. Ответы на обращения представляются ответственному в «Отдел» за подписью того руководителя, кому было дано поручение, и адресуются на имя руководителя подписавшего поручение (резолюцию).

4.5. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, в соответствии с законодательством. Ответ на письменные обращения дается только в письменной форме. При обращении на личном приеме ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина (например, заявителю разъяснено или с заявителем проведена беседа). Результат приема посетителей отмечается в карточке лично ведущим прием.

4.6. Обращения с ответами на них руководитель «Отдела», а в его отсутствие специалист отдела, исполняющий его обязанности, передает в почту главе администрации или его заместителям в зависимости от того, кто давал поручение для окончательного принятия решения по исполнению обращения. После чего руководителем, принявшим это решение, подписывается ответ, если он отправляется в другую организацию или должностному лицу, если нет, то проставляется в левом верхнем углу надпись «В дело», дата и личная подпись. Если для полного разрешения обращения гражданина требуются дополнительные сроки исполнения, в левом верхнем углу проставляется слово «КОНТРОЛЬ» и обращение ставится на повторный контроль.

4.7. Подписанные ответы на обращения и зарытые «в дело» передаются начальнику «Отдела» руководителями, принявшими решение о закрытии их в «дело», для отправления заявителям, другим организациям, должностным лицам.

4.8. Перед отправкой ответа заявителю или органу, направившему обращение для разрешения специалист «Отдела» обязан проверить наличие всех страниц обращения и ответа на него, правильность оформления и адресования, наличие подписей, приложений (если таковые имеются), ссылки на номер и дату направленного в адрес администрации обращения, сделать соответствующие отметки об исполнении в контрольной карточке, зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и только после этого отправить на почту.

4.9. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.11. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4.12. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.13. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации Балаковского муниципального района либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию Балаковского муниципального района. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
 

5. Сроки рассмотрения обращений граждан.


5.1. Обращения граждан, поступившие в администрацию Балаковского муниципального района, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

5.2. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения обращений по письменному обращению исполнителя с подробным обоснованием могут быть в порядке исключения продлены руководителем либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5.3. Предложения, заявления и жалобы в резолюции которых был указан конкретный срок исполнения - исполняются в данные сроки.
 

6. Организация личного приема граждан.

6.1. Прием граждан в приемной граждан администрации Балаковского муниципального района ведут: руководители администрации, а также руководители структурных подразделений и специалисты отдела по работе с обращениями граждан. Прием проводится ежедневно в соответствии с утвержденным Главой администрации Балаковского муниципального района графиком.

6.2. Прием проводится в установленные и доведенные до сведения граждан через средства массовой информации дни и часы приема.

6.3. Запись на прием к руководству администрации осуществляют специалисты отдела по работе с обращениями граждан ежедневно с 9.00.ч. до 14.00.ч. (кроме выходных и праздничных дней). При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. Карточки личного приема, регистрируются в автоматизированном режиме на компьютере (учетная карточка личного приема прилагается). Во время записи устанавливается кратность устного обращения, при повторных обращениях делается запрос о всех имеющихся в администрации материалах по этому заявителю (карточка приема, учетная карточка письма, а также архивный материал и др.) Подобранные документы вместе с карточкой приема передаются ведущему прием по личным вопросам. Результат приема посетителей отмечается в карточке лично ведущего прием.

6.4. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина ведущим прием. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.5. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

6.6. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.7. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.8. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на прием в приемную граждан может быть приглашен руководитель соответствующего подразделения или специалист (по договоренности)

6.9. Поручения по личному приему в виде ксерокопии карточки личного приема с указанием контроля передаются исполнителям для принятия мер по решению вопроса.
 

7. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан.


7.1. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан возлагается на руководителей, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

7.2. На каждое обращение заводится контрольная карточка сроков рассмотрения обращений граждан.

7.3. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения окончательного решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления и жалобы.

7.4. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители, которые давали поручение по их рассмотрению.

7.5. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны осуществлять в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализировать содержание поступающих обращений, принимать меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

7.6. Количественный анализ обращений граждан и анализ характера обращений граждан проводится ежемесячно, ежеквартально и ежегодно.

7.7. Аналитические справки текущего характера обращений граждан, социального статуса заявителей, результатов приема составляются по мере надобности, по поручению руководства и в связи с характером почты.
 

8. Составление номенклатуры дел. Формирование дел для последующего хранения и использования в работе.

8.1. Обращения граждан, копии ответов (первый экземпляр ответа направляется заявителю) на них и документы связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела по работе с обращениями граждан администрации Балаковского муниципального района.

8.2. Номенклатура дел ежегодно пересматривается, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения, дополнения и согласовываются с экспертной комиссией администрации.

8.3. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности отдела по работе с обращениями граждан.

8.4. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости включенных в них документов.

8.5. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер.

8.6. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению формируются в отдельное дело-папку и располагаются в хронологическом порядке. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются в дело, которое было сформировано ранее.

8.7. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

8.8. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на специалиста ответственного за работу с обращениями граждан. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются 5-ти летним сроком хранения. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан, которое утверждается главой администрации.

Материалы по теме: